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公证办理须知
2018/08/03

  公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。中国驻外使领馆可以依照《中华人民共和国公证法》、《维也纳领事关系公约》以及中国缔结或者参加的国际条约以及外交部的有关规定办理公证。

 

  一、申办程序

  1、申请人应为在越长期居住的中国公民、法人或者其他组织。驻外使领馆主要受理具有中国国籍的当事人的公证申请。外国人(含外籍华人)一般应当在当地有合法资格的公证机构办理公证。

  2、驻外使领馆可以办理的公证种类主要有:声明书、委托书、婚姻状况、国籍、文书上的印鉴、签名、日期属实等。

  3、申请人应根据本人的居住地,按驻越南使领馆领区划分,向相应的使领馆提出公证申请。如未能按照领区划分递交申请,该申请可能会被拒绝受理。

  4、申请人应当具有完全民事行为能力。申请人系无民事行为能力人或限制民事行为能力人的,应由法定代理人(即监护人)代理并陪同申请人本人前来使领馆办理。

 

  二、需提交材料

  1、填妥的《中华人民共和国驻外使领馆公证认证申请表》;

  2、有效的中国护照原件及带照片资料页复印件(或法人资格证明及其法定代表人的身份证明,其他组织的资格证明及其负责人的身份证明)。以及中国身份证原件及复印件(如适用)

  3、长期有效的越南签证或居留证件原件和复印件。(如暂住证、工作签证、学习签证等)

  4、需要公证的文书,如声明书、委托书等。申请公证事项的证明材料,涉及财产关系的须提交有关财产权利证明。

  5、根据申请公证种类,提交其他材料(请参见以下“其他材料要求一览表”)

  6、申请人自行按国内文书使用机构要求,并参照使领馆网站提供的参考模版,准备好委托书或声明书等文本,不可事先签名或填写日期。

  请注意:

  申请人草拟委托书、声明书、诉讼文书等时,需打印或清晰书写,不得涂改。

 

    其他材料要求一览表

种类

应提交的其他材料

  具体要求  

委托书

公证

1、委托书文本;  

2、与委托事项相关的权利证明材料;  

3、涉及夫妻共同财产的,还应提交结婚证等相关文书。  

1、当事人亲自申请并在领事官员面前在委托书上签字;

2、委托书的内容应当真实、完备;

3、违反法律及社会公德的事项不能办理;  

4、夫妻共有财产的,双方应共同办理;其中一方不能到场的,应有其本人签署的书面意见书。  

声明书

公证

1、声明书文本;  

2、与声明事项有关的权利证明材料等;  

  

1、当事人亲自申请并在领事官员面前在声明书上签字;

2、声明书的内容由声明人自己承担相应法律后果;

3、违反法律及社会公德的事项不能办理。  

在固定格式文书上的签名属实公证

1、有关文书原件。  

1、有关固定格式文书一般指国内法院要求的诉讼授权委托书、民事起诉状、答辩状、送达回证等司法文书,或国内金融机构提供的表格、单据等(文书上不得出现国内单位或个人的公章或签署);  

2、当事人亲自申请并在领事官员面前在有关文书上签字。  

 

  三、不予办理公证的情形

  1、申请公证的事项不真实、不合法的,申请人提供的材料不充分,虚构事实或者提供虚假文书申办公证的,以及有不按规定支付公证费等情形。

  2、不办理合同、协议类公证。不动产公证以及公司章程、注册文件、招标投标、票据、贷款等公司、金融事务公证上述类别的文书应在中国国内或越南当地公证机构办理;不动产公证应当在不动产所在地公证机构办理,公司、金融事务公证涉及我国或越南金融、公司法律事务,应在中国国内或越南当地公证机构办理。

  3、不办理出生、死亡、无违法犯罪记录等公证。事实发生在中国的,应向国内公证机关申办;事实发生在越南的,应向越南政府部门申办证明,需拿回中国使用的,须按认证程序办理。

  4、不为中国国内出具的证书办理公证。如,中国国内出具的学历学位证书、职业资格证书、驾驶证、出生证、结婚证等。

  对使馆不能办理的公证种类,当事人一般可在越南当地办理公证,然后按照认证程序向大使馆或总领事馆提出认证申请;需在国内公证机构办理公证的,如当事人身在越南、不便回国办理,可以委托他人(国内亲友、律师等)到国内公证机构办理;如国内公证机构要求,当事人可在使领馆办理委托国内亲友代为办理有关事项的委托书公证。

  5、根据《中华人民共和国公证法》确立的真实、合法原则,参照2017年8月14日《司法部关于公证执业“五不准”的通知》相关精神,申请人申请办理涉处分房产或其他重大财产的有关公证,应提交房产证明或财产权属证明、身份证明、夫妻关系证明等办证材料原件,且驻外使领馆作为行使公证职能的国家机关应对有关材料的真实性进行审查核实。鉴于驻外使领馆不具备对上述材料进行实质审查的条件,因此不再办理上述公证。

  涉股权交易、贷款、行使股东投票权利等公司事务类公证根据上述原则亦不予办理。

  如申请人坚持办理涉处分房产或其他重大财产的有关公证,或涉股权交易、贷款、行使股东投票权利等公司事务类公证,本馆审核同意受理相关申请后,将在公证词中加注:“本公证书仅证明所附文书上的签字、指印或者印章属实,不证明文书中提及的身份证、房产证等其它财产权属证明的真实性,亦不证明文书申请人对文书中提及的财产等具有处分权。”同时,申请人须书面承诺同意本馆在公证证词进行加注并自行承担公证书不被国内用文单位接受等风险。

  对申请人同意加注办理的涉房产或其他重大财产处分的委托公证,应当遵循“重大事项一次一委托”的原则,1份委托书中不得同时出现授权受托人办理抵押、解押、出售等2项或以上重要事项的内容;不得设定委托不可撤销、受托人代为收取售房款等类似内容;不得出现“本委托书可反复使用”等类似内容;应明确委托期限,不得出现“至委托事项办理完毕为止”等类似内容。涉股权交易、贷款、行使股东投票权利等公司事务类公证参照上述原则办理。

  6、不办理“担保性委托书”公证。“担保性委托书”是指委托人向他人借贷时,出借人要求委托人出具的,以授权出借人(或出借人指定的人)全权处分相关房产作为归还借款担保为主要内容的委托书。“担保性委托书”违反《中华人民共和国物权法》等法律规定,本馆不予办理。

  注:如申请人选择在越南公证机构办理涉房产或其他重大财产处分事项、或涉股权交易、贷款、行使股东投票权利等公司事务类公证,且办妥越南外交部认证,我馆可对上述文件办理领事认证。同时,申请人须书面承诺自行承担认证书不被国内用文单位接受等风险。

 

  四、收费标准:

  1、办理一式多份公证书,每式只收取一份正本费。其中,民事类正本每份22美元,商事类正本每份44美元。其余按照副本且不分民事、商事类收费,一律每份收取7美元。

     2、如申请人办理加急或特急件,只按一份收取特急费或加急费,即特急37美元,加急25美元。

  3、申请人可直接在使馆缴费,请在中国工商银行河内分行(我馆指定银行)专柜缴费。时间为每个工作日下午2:30-4:30。

 

  五、办证时间:

  证件受理时间为每个工作日上午8:30-11:00。

  1、正常办理:四个工作日。

  2、加急办理:受理后的第二、三个工作日。

  3、特急办理:受理日当日。

  请注意:

  以上办理时间为一般情况,某些申请可能需要更长时间来处理,因此办理时间不确定。遇此类情况,申请人需等候使馆通知。

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